- 1Un gasto deducible reduce tu base imponible en IRPF y/o te permite recuperar el IVA soportado. Pero no todo lo que pagas es deducible, y las reglas son distintas en IRPF y en IVA.
- 2Los 3 requisitos obligatorios: que el gasto esté vinculado a tu actividad, que esté justificado con factura (no vale un ticket) y que esté registrado en tu contabilidad (libro de gastos).
- 3Hacienda no discute el material de oficina. Donde te van a mirar con lupa es en el coche (solo 50% del IVA si no eres transportista), la vivienda (30% de los suministros proporcional a la superficie afecta) y las comidas (máximo 26,67€/día, solo con factura y pago electrónico).
- 4Si no puedes justificar un gasto concreto, tienes el colchón de los gastos de difícil justificación: 5% de tu rendimiento neto, con un máximo de 2.000€/año.
Antes de empezar: IRPF vs IVA
Muchos autónomos meten todos los gastos en el mismo saco, pero IRPF e IVA funcionan con reglas completamente distintas. Un gasto puede ser deducible en IRPF y no en IVA, o al revés. Entender esta diferencia es fundamental para no llevarte sorpresas.
| Concepto | IRPF | IVA |
|---|---|---|
| Qué se deduce | El importe total (base + IVA) | Solo el IVA soportado |
| Cuándo | Renta anual + pagos fraccionados trimestrales | Declaración trimestral (modelo 303) |
| Requisito clave | Correlación con ingresos (art. 28.1 LIRPF) | Afectación a la actividad (art. 95 LIVA) |
| Documento necesario | Factura o justificante | Factura completa obligatoria |
| Ejemplo: coche | Deducible según % de uso profesional acreditado | 50% del IVA (presunción legal, sin necesidad de acreditar) |
En IVA, el coche tiene una presunción legal del 50% que Hacienda acepta directamente. Pero en IRPF, si no eres transportista o comercial, Hacienda te va a pedir que demuestres qué porcentaje del uso es profesional. En la práctica, muchos autónomos deducen el 50% en IVA y el 0% en IRPF para el vehículo — y es la opción más segura si no puedes acreditar el uso profesional con registros.
Los 3 requisitos que debe cumplir todo gasto deducible
Da igual si es un bolígrafo o un portátil de 2.000€. Para que Hacienda acepte cualquier gasto como deducible, tiene que cumplir estos tres requisitos simultáneamente:
1. Vinculación con la actividad económica
El gasto debe ser necesario para obtener tus ingresos o mantener tu fuente de renta. No basta con que sea «útil»: debe existir una correlación directa con tu actividad profesional (art. 28.1 de la Ley del IRPF, que remite al art. 10 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades).
Si eres diseñador gráfico, el software de diseño es claramente deducible. Un curso de cocina tailandesa, probablemente no — a menos que seas diseñador especializado en packaging alimentario y puedas justificarlo.
2. Justificación documental
Necesitas factura completa con todos los datos del emisor y del receptor (tu nombre/razón social, NIF, descripción del servicio, base imponible e IVA desglosado). Un ticket de caja no vale para deducir IVA. En IRPF la norma es algo más flexible, pero en la práctica: si no tienes factura, no deduzcas.
3. Registro contable
El gasto debe estar anotado en tu libro de gastos e inversiones (obligatorio en estimación directa simplificada). Si no lo registras, no existe fiscalmente. Esto incluye la fecha, el proveedor, el concepto, la base imponible y el IVA.
Los gastos se imputan al ejercicio en que se generan, no al ejercicio en que se pagan. Si recibes una factura de diciembre 2025 y la pagas en enero 2026, el gasto es de 2025. Esto es especialmente importante en el cambio de año.
Categoría 1: Gastos operativos del negocio
Son los gastos más seguros de deducir porque su vinculación con la actividad es directa e indiscutible.
| Gasto | IRPF | IVA | Notas |
|---|---|---|---|
| Material de oficina | 100% | 100% | Folios, tinta, carpetas, sellos... |
| Alquiler de local/oficina | 100% | 100% | Con factura del arrendador. Si hay retención IRPF (19%), el arrendador te la practica |
| Suministros del local (luz, agua, gas, internet) | 100% | 100% | Solo si el local es exclusivamente profesional |
| Teléfono móvil (línea profesional) | 100% | 100% | Si tienes línea separada para el negocio. Si usas la personal, solo el % profesional |
| Gestoría / asesoría fiscal | 100% | 100% | Incluido Clavia, claro |
| Servicios profesionales (abogado, notario) | 100% | 100% | Con factura y retención si procede |
| Correos y mensajería | 100% | 100% | — |
| Limpieza del local | 100% | 100% | — |
Categoría 2: Tecnología y herramientas digitales
| Gasto | IRPF | IVA | Notas |
|---|---|---|---|
| Ordenador, tablet, monitor | 100%* | 100% | *Si supera 300€, se amortiza (25% anual → 4 años). Bajo 300€, gasto directo |
| Software y suscripciones (Adobe, Office, Canva...) | 100% | 100% | Las compras a empresas extranjeras de la UE llevan inversión del sujeto pasivo (autorrepercusión de IVA) |
| Dominio web y hosting | 100% | 100% | — |
| Herramientas SaaS (CRM, facturación, email marketing) | 100% | 100% | Si el proveedor es de fuera de la UE, aplica inversión del sujeto pasivo |
| Teléfono móvil (dispositivo) | 100%* | 100% | *Si supera 300€, amortización. Si se usa también para fines personales, solo el % profesional en IRPF |
Los bienes de inversión (equipos, muebles, vehículos) no se deducen de golpe en IRPF. Se reparten en varios años según las tablas de amortización de Hacienda. Un ordenador se amortiza al 25% anual (4 años). Mobiliario al 10% anual (10 años). En IVA, sin embargo, sí deduces el 100% del IVA soportado en el trimestre de la compra.
Categoría 3: Seguros
| Gasto | IRPF | IVA | Notas |
|---|---|---|---|
| Seguro de responsabilidad civil | 100% | Exento | Los seguros están exentos de IVA (art. 20.Uno.16 LIVA) |
| Seguro de salud privado | Hasta 500€/persona/año | Exento | Límite: 500€/año para ti + 500€ por cada familiar (cónyuge e hijos menores). 1.500€ por persona con discapacidad |
| Seguro del local | 100% | Exento | — |
| Seguro del vehículo | % uso profesional | Exento | Mismo criterio que el vehículo en sí |
Categoría 4: Marketing y publicidad
| Gasto | IRPF | IVA | Notas |
|---|---|---|---|
| Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads | 100% | Inversión sujeto pasivo | Proveedores extranjeros: autorrepercusión de IVA en modelo 303 |
| Diseño gráfico, branding | 100% | 100% | — |
| Tarjetas de visita, folletos, merchandising | 100% | 100% | — |
| Regalos a clientes | Hasta 1% facturación | 100% si < 200€/regalo | En IVA: deducible solo si el regalo cuesta menos de 200€ por destinatario/año |
| Patrocinios y colaboraciones | 100% | 100% | Si están vinculados a promocionar la actividad |
Categoría 5: Formación
| Gasto | IRPF | IVA | Notas |
|---|---|---|---|
| Cursos y másters relacionados con tu actividad | 100% | Exento si es reglada | La formación reglada está exenta de IVA. La no reglada tributa al 21% |
| Libros técnicos y suscripciones profesionales | 100% | 4% (tipo reducido) | Libros electrónicos también al 4% |
| Congresos, ferias, eventos del sector | 100% | 100% | Incluye la entrada y los gastos de desplazamiento asociados |
| Colegios profesionales y asociaciones | 100% | Exento | Cuotas obligatorias para ejercer son siempre deducibles |
Categoría 6: El vehículo — la deducción más conflictiva
El coche es, con diferencia, el gasto que más problemas genera con Hacienda. La razón es simple: es muy difícil separar el uso profesional del personal. Las reglas son distintas en IRPF y en IVA, y además dependen de tu actividad.
| Concepto | IRPF | IVA |
|---|---|---|
| Compra del vehículo | % uso profesional acreditado (amortización) | 50% (presunción legal, art. 95.Tres.2 LIVA) |
| Gasolina / carga eléctrica | % uso profesional acreditado | 50% |
| Reparaciones y mantenimiento | % uso profesional acreditado | 50% |
| Peajes y aparcamiento | % uso profesional acreditado | 50% |
| Seguro del vehículo | % uso profesional acreditado | Exento de IVA |
| ITV | % uso profesional acreditado | 50% |
Si tu actividad es una de estas cuatro (taxista, transportista, autoescuela, vigilante de seguridad en ruta o agente comercial), Hacienda acepta que el vehículo está afecto al 100% tanto en IRPF como en IVA. Para el resto de autónomos, el IVA se limita al 50% y el IRPF exige prueba del porcentaje de uso profesional.
Consejo práctico: si no eres transportista o comercial, la opción más segura es deducir el 50% del IVA (que te corresponde por ley) y ser conservador con el IRPF. Si Hacienda te inspecciona y no puedes demostrar el uso profesional con un registro de rutas o km, te denegarán la deducción en IRPF y te aplicarán sanción e intereses.
Amortización del vehículo
La tabla oficial de amortización de Hacienda establece un coeficiente máximo del 16% anual para vehículos (período máximo: 10 años). Es decir, si compras un coche de 20.000€ y lo usas al 50% para la actividad, podrías amortizar 1.600€/año en IRPF (20.000 × 16% × 50%).
Categoría 7: La vivienda — si trabajas desde casa
Desde la reforma de la Ley 6/2017 de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, los autónomos que trabajan desde casa pueden deducir una parte de los suministros. Pero las reglas son estrictas.
Requisito previo: tener un espacio afecto a la actividad
Debes haber comunicado a Hacienda (en el modelo 036/037) que parte de tu vivienda habitual se destina a la actividad económica, indicando el porcentaje de metros cuadrados afectos. Este porcentaje es la base de todo el cálculo.
| Gasto vivienda | IRPF | IVA |
|---|---|---|
| Alquiler de la vivienda | % m² afectos | No deducible (exento por ser vivienda) |
| Hipoteca (intereses) | % m² afectos | No aplica (no lleva IVA) |
| IBI | % m² afectos | No aplica |
| Comunidad de propietarios | % m² afectos | No aplica (exento) |
| Seguro del hogar | % m² afectos | Exento |
| Suministros (luz, agua, gas, internet) | 30% × % m² afectos | No deducible |
Si tu vivienda tiene 90 m² y has declarado 15 m² como espacio de trabajo (16,67%), la deducción en IRPF de los suministros es: 30% × 16,67% = 5% del total de la factura. Si la luz te cuesta 100€/mes, deduces 5€/mes. Puede parecer poco, pero sumado a alquiler/hipoteca y otros conceptos, el ahorro es significativo a lo largo del año.
El IVA de los suministros cuando trabajas desde casa no es deducible. La vivienda se considera un bien no afecto a la actividad (salvo que el espacio sea un local independiente con entrada propia, lo cual es muy raro en una vivienda habitual). Esta es una de las asimetrías más dolorosas de la fiscalidad del autónomo.
Categoría 8: Dietas y desplazamientos
Las dietas son deducibles en IRPF con límites muy concretos, establecidos en el Reglamento del IRPF (art. 9). No te puedes inventar las cifras.
| Concepto | Límite IRPF | Condiciones |
|---|---|---|
| Manutención en España (sin pernocta) | 26,67€/día | Factura a tu nombre + pago electrónico (tarjeta, transferencia, Bizum comercial) |
| Manutención en España (con pernocta) | 53,34€/día | Factura + pago electrónico + justificante de alojamiento |
| Manutención en el extranjero (sin pernocta) | 48,08€/día | Mismas condiciones |
| Manutención en el extranjero (con pernocta) | 91,35€/día | Mismas condiciones |
| Alojamiento | Importe real | Factura + vinculación con la actividad |
| Transporte (tren, avión, taxi, km) | Importe real | Factura o billete nominativo. Km: 0,26€/km si vehículo propio |
Para que una comida sea deducible, necesitas que se cumplan las 3 condiciones simultáneamente: (1) factura completa a tu nombre con NIF, (2) pago con medio electrónico — el efectivo no vale, y (3) que el gasto se produzca en un municipio distinto al de tu domicilio fiscal o centro de trabajo. Si comes en el restaurante de tu calle, no es deducible como dieta aunque pagues con tarjeta.
Categoría 9: Cuota de autónomos y otros tributos
| Gasto | IRPF | IVA | Notas |
|---|---|---|---|
| Cuota de autónomos (RETA) | 100% | No aplica | Es tu gasto deducible más seguro y cuantioso |
| IBI del local | 100% | No aplica | Si trabajas desde casa: % m² afectos |
| IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas) | 100% | No aplica | La mayoría de autónomos están exentos (cifra de negocio < 1M€) |
| Tasas administrativas | 100% | No aplica | Certificados, registros, licencias... |
Categoría 10: Personal y colaboradores
| Gasto | IRPF | IVA | Notas |
|---|---|---|---|
| Salarios de empleados | 100% | No aplica (exento) | Incluye pagas extra y finiquitos |
| Seguridad Social del empleado (parte empresa) | 100% | No aplica | — |
| Facturas de subcontratistas / freelances | 100% | 100% | Si son profesionales, practicar retención del 15% (7% los 3 primeros años) |
| Indemnizaciones por despido | 100% | No aplica | Solo la parte legalmente obligatoria |
Los gastos de difícil justificación: tu colchón fiscal
Si estás en estimación directa simplificada (que es el régimen de la mayoría de autónomos), tienes derecho a deducir un 5% de tu rendimiento neto en concepto de «gastos de difícil justificación», con un máximo absoluto de 2.000€/año.
Este porcentaje se aplica automáticamente sobre la diferencia entre tus ingresos y tus gastos deducibles justificados. No tienes que presentar facturas para esta deducción — es un cálculo que hace la propia declaración.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Ingresos anuales | 36.000€ |
| Gastos deducibles justificados | −8.000€ |
| Rendimiento neto previo | 28.000€ |
| 5% gastos difícil justificación | −1.400€ |
| Rendimiento neto reducido (base para IRPF) | 26.600€ |
Si Elena tuviera ingresos mucho mayores (p.ej. 80.000€ netos), el 5% sería 4.000€, pero como el máximo es 2.000€, solo podría deducir esa cantidad.
Tablas de amortización: los bienes que no se deducen de golpe
Los bienes de inversión (aquellos con vida útil superior a un año y valor significativo) se deducen progresivamente mediante amortización. Estas son las tablas simplificadas más relevantes para autónomos:
| Bien | Coeficiente máximo anual | Período máximo |
|---|---|---|
| Edificios y construcciones | 3% | 68 años |
| Instalaciones, mobiliario y enseres | 10% | 20 años |
| Maquinaria | 12% | 18 años |
| Equipos informáticos y software | 25% | 8 años |
| Vehículos de turismo | 16% | 10 años |
| Útiles y herramientas | 30% | 8 años |
Nota importante: puedes elegir cualquier coeficiente entre 0% y el máximo, y cualquier período entre el mínimo (100 ÷ coeficiente máximo) y el máximo de la tabla. Un portátil de 1.200€ puedes amortizarlo al 25% anual (300€/año durante 4 años) o al 12,5% anual (150€/año durante 8 años). Lo que no puedes hacer es deducirlo entero el primer año — salvo que sea una empresa de reducida dimensión y apliques la libertad de amortización (art. 102 LIS), lo cual requiere crear empleo.
Los 12 gastos que Hacienda rechaza (casi) siempre
Estos son los gastos que, según los datos de inspecciones y consultas vinculantes de la DGT, generan más denegaciones y sanciones:
- Multas y sanciones. Nunca deducibles. Ni de tráfico, ni de Hacienda, ni de ningún organismo.
- Ropa «de trabajo» que no es uniforme. Un traje, unos zapatos o un abrigo no son deducibles salvo que sean un uniforme identificable de la empresa (con logo, equipamiento de seguridad, etc.).
- Comidas sin factura o pagadas en efectivo. Un ticket de restaurante pagado en metálico no cumple los requisitos de dieta.
- Coche usado al 100% sin ser transportista. Si no eres taxista, transportista, comercial o autoescuela, Hacienda no acepta el 100% ni en IRPF ni en IVA.
- Suministros de la vivienda al 100%. Máximo: 30% de la proporción de m² afectos. Y solo en IRPF.
- Gastos anteriores al inicio de actividad. Solo son deducibles los gastos de los 4 años previos al alta, y deben tener relación directa con la actividad que vas a iniciar.
- Donativos a entidades no acogidas a la Ley 49/2002. Los donativos a ONGs sí desgravan, pero en la cuota del IRPF (no como gasto de actividad), y solo si la entidad está registrada.
- Gastos de clientes sin justificación del motivo. Una cena con un cliente puede ser deducible, pero necesitas poder explicar por qué era necesaria para tu actividad. «Relaciones públicas» no es suficiente.
- Material escolar de tus hijos. Por muy autónomo que seas, no puedes deducir material escolar. Ni la cuota del gimnasio, ni las vacaciones, ni la peluquería.
- Provisiones genéricas «por si acaso». Las provisiones solo son deducibles si responden a un riesgo específico y cuantificable (p.ej., un impago documentado).
- Gastos personales «mixtos» sin separar. Si el gasto es mixto (personal y profesional), debes separar la parte afecta. Deducir el 100% de un gasto que es parcialmente personal es infracción.
- IVA de facturas simplificadas (tickets) para importes significativos. Para deducir IVA necesitas factura completa (con tu NIF). Los tickets simplificados solo valen para compras menores de 400€ y en ciertos sectores.
Ejemplo completo: cuánto se ahorra un autónomo que deduce bien
| Gasto deducible | Anual IRPF |
|---|---|
| Cuota autónomos (RETA) | 3.636€ |
| Gestoría (Clavia Estándar) | 708€ |
| Alquiler vivienda (20% de 900€/mes) | 2.160€ |
| Suministros vivienda (30% × 20% de 200€/mes) | 144€ |
| Internet (línea profesional) | 420€ |
| Software y suscripciones (JetBrains, GitHub, AWS) | 1.200€ |
| Amortización portátil (1.800€ × 25%) | 450€ |
| Seguro salud privado | 500€ |
| Seguro RC profesional | 300€ |
| Dietas y desplazamientos (reuniones clientes) | 960€ |
| Formación (cursos técnicos) | 400€ |
| IVA coche 50% (combustible + mantenimiento) | — (solo en IVA) |
| Total gastos justificados | 10.878€ |
| Gastos difícil justificación (5% de 37.122€) | 1.856€ |
| Total deducciones IRPF | 12.734€ |
Sin deducciones, Marcos pagaría IRPF sobre 48.000€. Con deducciones, paga sobre 35.266€. En un tipo marginal del 30%, eso es un ahorro de aproximadamente 3.820€ al año en IRPF. Más el IVA recuperado trimestralmente del coche, software y demás.
No se trata de «meter gastos» para pagar menos. Se trata de no regalar dinero a Hacienda por desconocimiento. Si tienes gastos legítimos vinculados a tu actividad y no los deduces, estás pagando más impuestos de los que te corresponden.
Checklist: antes de deducir un gasto
- ¿Está vinculado a tu actividad? Si te lo pregunta un inspector, ¿puedes explicar la conexión sin dudar?
- ¿Tienes factura completa? Con tu nombre/razón social, NIF, descripción, base e IVA desglosado.
- ¿Está registrado en tu libro de gastos? Si no, no existe fiscalmente.
- ¿Es un bien de inversión? Si su vida útil es > 1 año y su valor es significativo, aplica amortización.
- ¿Es un gasto mixto (personal + profesional)? Calcula y deduce solo el porcentaje afecto.
- ¿Es una dieta? Comprueba: factura + pago electrónico + municipio distinto + dentro de los límites.
Preguntas frecuentes sobre gastos deducibles
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